Gestisci il tuo tempo con
GTD®
e l’iPad®
Emanuele Castagno
Published by Emanuele Castagno at Smashwords
Copyright 2011 Emanuele Castagno
Smashwords Edition, License Notes
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Emanuele Castagno is not licensed, certified, approved, or endorsed by or otherwise affiliated with David Allen or the David Allen Company which is the creator of the Getting Things Done® system for personal productivity. GTD® and Getting Things Done® are registered trademarks of the David Allen Company. For more information on the David Allen Company's products, please visit their website: http://www.davidco.com
INDICE
La metodologia Getting ThinGs Done® (GTD®) di David Allen
Utilizzo dell’iPad nella fase di raccolta
Raccoglitore e Archivio multipiattaforma: Evernote
Implementazione framework GTD® su MS Windows & iPad
Implementazione in contesto Microsoft Outlook e Server MS Exchange
Implementazione framework GTD® su Mac Os & iPad
Creare task per OmniFocus da Windows con MS outlook
La gestione progetti con l’iPad
La nostra pagina principale applicazioni iPad per GTD
BIBLIOGRAFIA E FONTI PER QUESTO E-BOOK
Emanuele Castagno si innamora dei computer e della telematica dopo aver visto, a 11 anni, il film War Games e, lo stesso giorno, decide che da grande sarebbe diventato Ingegnere Elettronico.
I suoi genitori lo incoraggiano acquistandogli il primo home computer: uno Zx Spectrum 48 della Sinclair che ancora conserva in una teca.
Su questo computer Emanuele sviluppa numerose applicazioni imparando, da autodidatta, il linguaggio Basic e l’Assembler per realizzare rudimentali video games.
L’anno successivo, nel 1984, i suoi genitori, vista la sua reale passione per questo nuovo campo del sapere, lo incoraggiano ulteriormente assecondando la sua richiesta di un computer più potente e versatile: l’Apple ][e.
Grazie a questo computer, Emanuele sviluppa le prime applicazioni che vende per autofinanziarsi gli investimenti in tecnologia, spaziando da un’applicazione per uno studio dentistico a un gioco di avventura.
Insieme ai computer, Emanuele coltiva la sua grande passione per le reti di telecomunicazioni diventando un esperto della rete Itapac e poi dei BBS (Bulleting Board Systems) per poi rimanere folgorato da Mosaic e dalla nascente Internet nel 1993 durante il suo secondo anno di Ingegneria Elettronica a Genova.
L’utilizzo in mobilità dei computer lo interessa molto ma i primi portatili - o meglio trasportabili - sono troppo costosi come il primo palmare: l’Apple Newton.
Nel 1996 fonda, con un compagno di università, la società FSC Consulting per offrire servizi alle piccole aziende in ambito Internet e networking. Sviluppa, in quegli anni, competenze di management e business development.
Dopo quattro anni, per crescere ulteriormente, cede la società ai soci per trasferirsi a Milano e accettare le sfide della new economy lavorando per framfab prima e A.T. Kearney poi. Queste esperienze lavorative gli permettono di sviluppare competenze di project management e di creazione di portali web complessi con modelli di business a supporto degli stessi.
In quegli anni, i primi palmari sono già diventati suoi compagni fedeli di avventure.
Nel 2004 accetta la sfida, offertagli da Altran, di avviare una nuova sede a Genova. Nel 2007 trascina la moglie a New York, con la scusa di una vacanza, per acquistare il primo iPhone 2G al quale sono seguiti tutti i successivi modelli acquistati, più comodamente, sotto casa. Ma il suo desiderio di mobilità, accesso alla rete e computer si concretizza solo nel 2010 nell’iPad dal quale non si separa mai.
Oggi lavora, sempre in Altran, come manager e key account manager nel settore telecomunicazioni, elettronica e media. La sua professionalità, oggi, convive con il suo grande amore per la tecnologia, la mobilità, il management e lo sviluppo business, non necessariamente in quest’ordine.
Il desiderio di trasmettere le sue esperienze e best practice sull’utilizzo dell’iPad a livello professionale l’hanno spinto a realizzare questo primo e-book.
Emanuele Castagno è contattabile tramite:
e-mail: emanuele.castagno@gmail.com
linkedIN: http://it.linkedin.com/in/castagno
Sito Web personale: http://emanuele.castagno.editarea.com
L’iPad, fin dalla sua comparsa sul mercato nell’aprile del 2010, ha attirato l’attenzione di milioni di utenti mobili abituati a utilizzare i loro notebook quotidianamente per lavoro.
S’impone all’attenzione di tutti grazie al grande interessamento dei media di tutto il mondo.
I fan Apple si accampano con le tende pur di essere i primi a poterlo acquistare, molti si domandano se è un bel gadget elettronico, una moda passeggera o l’inizio di una nuova era tecnologica.
Nei blog e nei forum impazzano le discussioni se il tablet Apple può realmente rappresentare un’alternativa al notebook, spesso troppo pesante e con autonomia limitata rispetto al nuovo prodotto di Steve Jobs.
Se l’iPad non potesse, in ogni occasione, sostituire in toto il nostro notebook, potrebbe, comunque, aumentare la nostra produttività?
Ebbene, accendendo per la prima volta l’iPad notiamo subito che l’Apple l’ha dotato in partenza di applicazioni che richiamano più un utilizzo internet/multimediale piuttosto che professionale ma, l’hardware dell’iPad, sia nella prima versione che a maggior ragione nella seconda, è in grado di supportare qualunque applicazione business in mobilità.
In vero, questo corredo di applicazioni più internet/multimediale non ne ha limitato la diffusione tra numerosi utilizzatori che desiderano usarlo come strumento di supporto alle attività professionali.
L’obiettivo di questo e-book è di proporre un ritorno diretto di esperienza e delle linee guida per trasformare l’iPad in uno strumento in grado di supportare il lavoro quotidiano del manager o di chiunque voglia utilizzarlo come strumento di lavoro.
Questo e-book nasce dall’esperienza di utilizzo quotidiano dell’iPad, fin dalla sua comparsa sul mercato, come strumento professionale ed intende focalizzare il suo utilizzo come strumento di supporto per le migliori pratiche di gestione del tempo.
Le metodologie presentate e le applicazioni consigliate rendono l’iPad utilizzabile in ambito professionale. La selezione delle applicazioni opportune iPad/Mac OS/Windows/Web permette di aumentare l’efficienza e l’efficacia dell’utilizzo del tablet come strumento di produttività nella gestione del tempo.
E’ importante rammentare che, se non è esplicitamente evidenziato, quanto presentato è applicabile sia all’iPad 1 che al 2.
I metodi tradizionali di gestione del tempo basati sull’agenda e la lista delle attività (le famose liste “To-do”) non ci permettono più di essere efficaci ed efficienti come vorremmo. Soprattutto non eliminano lo stress legato alla sensazione di avere troppe cose da fare e non abbastanza tempo per portale a termine. Questo succede per l’aumento continuo d’informazioni e stimoli che riceviamo da un sempre maggior numero di fonti (e-mail, telefono fisso, fax, cellulare, segreteria telefonica, SMS, MMS, Instant Messaging, social network, ecc..) e dal cambiamento continuo del nostro lavoro.
I continui flussi di informazioni/richieste ci costringono a rivedere frequentemente la nostra lista di attività per riorganizzarne le priorità.
Quante volte ci siamo ritrovati con una lista di due pagine di attività da espletare organizzate più o meno in ordine di priorità, - quella che avevano nel momento in cui le abbiamo scritte - e quante volte le abbiamo riscritte il giorno dopo in una nuova pagina con priorità diverse?
Passare a uno strumento informatico per gestire tale lista non serve ad altro che a tenere il tutto più ordinato ma non risolve il problema dei continui cambi di priorità che il lavoro quotidiano ci chiede sempre più di apportare.
Ad incrementare il nostro stress contribuisce la nostra mente che, per la sua stessa natura, tende a farci ricordare in continuazione le cose che abbiamo lasciato incomplete o per le quali non abbiamo definito un passo concreto per portarle a termine.
Quante volte tornando a casa dal lavoro il nostro cervello ci ha riportato all’attenzione attività da svolgere per le quali non abbiamo identificato una concreta prossima azione?
Pensare continuamente ad una cosa, senza fare alcun progresso, è uno spreco di tempo ed energia che finisce solo con l’alimentare lo stress.
LA METODOLOGIA GETTING THINGS
DONE® (GTD®)
DI
DAVID ALLEN
David Allen, formatore di centinaia di top manager di diverse multinazionali, propone una nuova metodologia per aumentare la produttività riducendo lo stress: Getting Things Done® (GTD®).
Questa metodologia, da molti considerata una filosofia, conta diversi milioni di utilizzatori in tutto il mondo, basta ricercare il termine GTD® su Google® per trovare più di diciassette milioni di risultati.
Allen offre una visione molto semplice e iterativa (quasi algoritmica) per gestire i flussi di informazioni in ingresso e per smistarli: un sistema per sgomberare la mente dai mille problemi e le mille scadenze sicuri che tutto è stato efficacemente catalogato e che non perderemo nessuna informazione o appuntamento importante grazie al “sistema affidabile”.
«La soluzione -- spiega Allen – è far uscire tutte queste cose dalla nostra testa e inserirle in un sistema affidabile. Cioè, scriverle. Una volta che avrete scritto tutto quello che dovete fare, e lo avrete inserito in un sistema in grado di contenere ogni genere di compito, la vostra mente sarà finalmente libera di realizzare le cose».
L’iPad è uno strumento ideale per gestire il nostro tempo secondo la metodologia GTD®, infatti, è in grado di gestire una grande quantità di canali di input e rappresentare lui stesso un sistema sicuro su cui far confluire tutte le attività e i progetti che ci interessano:
• Email (più indirizzi accessibili da un unico punto)
• Instant Messaging
• Social Netwok:
–Google +
–Ecc..
• Appunti
• Appunti vocali
Altra caratteristica dell’iPad - date le dimensioni, il peso e l’autonomia della batteria - è quella di poterlo portare sempre con noi e quindi a nostra disposizione per memorizzare qualunque pensiero in forma scritta o vocale. E’ quindi un raccoglitore ideale in grado anche di strutturare il contenuto e di permetterci di ricercarlo facilmente e velocemente.
L’iPad rappresenta il supporto perfetto per il “sistema affidabile” della metodologia GTD®.
Dato l’elevato numero di fonti attraverso i quali riceviamo informazioni da gestire è importante ridurre il più possibile i luoghi dove memorizziamo queste informazioni per evitare di dover dedicare tempo a cercarle o rischiare di dimenticarcele.
Un semplice ma efficace sistema per trasformare il nostro tablet in un raccoglitore sicuro e affidabile delle nostre idee e delle informazioni che riceviamo è quello di inviare una mail a noi stessi con l’informazione ricevuta o l’idea o qualunque cosa di cui vogliamo tenere traccia o processare in un secondo momento. Per fare ciò con l’iPad è sufficiente richiamare il programma di posta, inserire come destinatario la propria mail e riportare nell’oggetto l’informazione da gestire in un secondo momento. Il tutto in pochi secondi.
Prima di entrare nei dettagli dell’implementazione della metodologia GTD® su iPad è necessario approfondire la metodologia stessa partendo da alcune definizioni.
Allen definisce progetto qualunque obiettivo che per essere raggiunto richiede più di un’azione “atomica”. Fare il tagliando all’autovettura diventa un progetto perché richiede più azioni atomiche quali cercare in Internet l’officina, telefonare per fissare l’appuntamento, portare e ritirare l’auto. La sua metodologia prevede l’utilizzo di più liste: la principale è “Progetti” che ci permette di avere subito una visione d’insieme di tutti i nostri principali obiettivi e diverse liste per contesto come “Telefonate”, ”Email”, “Al computer” e “In attesa di”, ecc. Possiamo definire le liste in funzione delle attività che svolgiamo, per esempio: se il nostro responsabile si trova presso un’altra sede e lo incontriamo una volta alla settimana potremmo “dedicargli” una lista ad hoc in cui riportare tutti gli argomenti/richieste che dobbiamo condividere con lui senza temere di dimenticarne qualcuno o costringere la nostra mente a ricordarli. Sarà così sufficiente incontrare il nostro responsabile, con la lista a lui dedicata sott’occhi, spuntando quanto discusso. In tal modo, certi di non aver dimenticato nulla, potremo dedicarci e concentrarci unicamente e serenamente sugli argomenti da condividere.
Nella lista “In attesa di” riporteremo tutte le azioni che abbiamo demandato o le richieste fatte per le quali siamo in attesa di una risposta o di un esito. Nel caso dell’esempio tagliando avremo nella lista “Progetti” la voce: “Tagliando all’auto” e nella lista “Telefonate”: “Fissare appuntamento per tagliando” e così via. Rappresenta un elemento cardine della metodologia la verifica settimanale del nostro sistema. Durante questa verifica tra le altre attività spunteremo tutte le liste: ad esempio, per quella “In attesa di” faremo i solleciti necessari, rivedremo l’agenda della settimana passata e quella futura, processeremo tutti gli appunti presi durante la settimana e li trasformeremo in progetti e relative azioni atomiche necessarie per realizzarli. Allen consiglia di realizzare la verifica settimanale nel nostro ufficio in modo da avere tutto sotto mano: Ma questo, spesso, per chi lavora in movimento è quasi impossibile ed è qui che ci viene incontro il nostro iPad che ci permette di realizzare la verifica settimanale ovunque ci troviamo, connettività presente o assente.
Può essere utile utilizzare l’inglese per identificare le liste data la sua caratteristica di essere sintetico, la lista telefonate diventerà così calls, la lista in attesa di sarà waiting for ecc..
Può tornare utile anteporre alla lista il simbolo “@” realizzando così liste come “@Waitng for, @Call, ecc..” questo perché numerosi client di posta elettronica o qualunque software che esegue automaticamente un ordinamento in ordine alfabetico le metterà in cima alla lista prima della lettera “A”.
La metodologia GTD® prevede cinque stadi della gestione del flusso di lavoro, vediamo come il nostro tablet può aiutarci in ognuno di questi:
1. Raccolta
2. Analisi
3. Organizzazione
4. Esecuzione
Raccogliamo tutte le cose che attirano la nostra attenzione sia che appartengano alla sfera personale che a quella professionale. Ricordiamoci che non abbiamo due vite distinte ma una sola. Con il termine cose intendiamo qualunque informazione, pensiero, idea, grande o piccola, importanti o no, che vorremmo fossero diverse da come sono al momento e che quindi desideriamo poter cambiare:
1. Formalizziamo tutto quello che abbiamo in mente per mezzo di note, e-mail, appunti grafici, ecc..
2. Minimizziamo i raccoglitori dove concentriamo quello che formalizziamo o che semplicemente entra nella nostra sfera di attenzione riducendoli il più possibile al nostro tablet. L’iPad è in grado di sostituire diversi strumenti fisici utilizzati per memorizzare informazioni quali per esempio: